Warum sollte man gerade als Freiberufler*in das eigene Zeitmanagement optimieren?

Zeitmanagement ist die schwierige Kunst, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen. Ein gutes Zeitmanagement ist nicht nur im Beruf wichtig, sondern hilft auch, private Angelegenheiten besser zu organisieren.

Wer kennt das nicht? Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Aufträge und der Posteingang ist voll mit ungelesenen Mails, außerdem sind noch Angebote an Kunden zu erstellen und Abrechnungen sowie die Steuer zu erledigen. Es ist nahezu unmöglich, alle Aufgaben innerhalb der Bürozeiten zu erledigen. Gerade freiberuflich tätige Menschen, bei denen keine festen Bürozeiten vorgegeben sind, neigen dazu, den Feierabend und das Wochenende zu opfern, um die To-dos abzuhaken, die während der Woche liegen geblieben sind. Manchmal lässt sich Zeitdruck im Beruf nicht vermeiden. Wenn die Woche aber regelmäßig zu kurz ist, ist es an der Zeit, etwas zu ändern. Ein realistisches Pensum an Aufgaben lässt sich mithilfe eines guten Zeitmanagements strukturieren.

Warum sollte man das Zeitmanagement optimieren?

Ein schlechtes Zeitmanagement führt langfristig immer zu Problemen. Es kann sein, dass die Arbeitsqualität leidet oder Liefertermine nicht eingehalten werden können. Vor allem aber führt schlechtes Zeitmanagement zu Stress und Überforderung, wenn die hohen Erwartungen an sich selbst nicht erfüllt werden können. Andauernder Stress bringt ebenfalls Begleiterscheinungen mit sich und wirkt sich zum Beispiel negativ auf die Gesundheit aus.

Allgemein kann es helfen, den Tag in kleinere Einheiten einzuteilen, damit diese nachvollziehbarer bewältigt werden können. Es ist sinnvoll, die Zeit nicht komplett zu verplanen, sondern gewisse zeitliche Puffer einzuplanen, um unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen besser zu berücksichtigen und die Zeit effektiver zu nutzen. Auch kann es hilfreich sein, die zu erledigenden Aufgaben und deren Erledigungsstatus zu notieren, wie bei der To-do-Liste, die man sukzessive abhaken kann. Dadurch kann man die Informationen, die man im Kopf behält, loslassen und sich besser konzentrieren. Wichtig ist es ebenfalls, die Zeitmanagementstrategie regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass sie effektiv ist und den eigenen Bedürfnissen entspricht.

Das eigene Zeitmanagement kann auch verbessert werden, indem man elektronische Ablenkungen vermeidet und für einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu pflegen, was wiederum die Konzentration fördern kann. Durch das Zusammenfassen ähnlicher Aufgaben kann das unnötige Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Anwendungen reduziert werden. Entgegen der landläufigen Meinung sollte Multitasking vermieden werden, um effizienter und konzentrierter zu arbeiten. Wichtig ist auch, Pausen und Regenerationsphasen nicht zu vernachlässigen, denn sie dienen der Erholung, die letztlich für die Produktivität entscheidend ist.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Es gibt die unterschiedlichsten Methoden, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass Zeitmanagement vor allem Selbstmanagement ist. Denn die Zeit an sich lässt sich nicht managen, sie vergeht immer gleich schnell. Entscheidend ist eher, schlechte Angewohnheiten zu identifizieren und Lösungen dafür zu finden, etwa indem man Aufgaben richtig priorisiert und sich nicht von unwichtigeren Aufgaben ablenken lässt. Ganz gleich, für welche Methode man sich entscheidet: Bei allen muss zunächst Zeit investiert werden, die sich aber letztlich durch Zeitersparnis auszahlt.

Hier nur einige der gebräuchlichsten Zeitmanagement-Methoden:

Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip): Diese Methode besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse aus 20 Prozent der Anstrengungen resultieren. Indem man sich auf die wichtigsten 20 Prozent der Aufgaben konzentriert, kann man seine Produktivität maximieren. Das Pareto-Prinzip hilft, Ressourcen und Zeit auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Bei der Eisenhower-Methode werden die Aufgaben nach vier Kriterien eingeteilt: „dringend und wichtig“, „wichtig, aber nicht dringend“, „dringend, aber nicht wichtig“ und „weder dringend noch wichtig“. Dies hilft dabei, Prioritäten zu setzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Eisenhower-Methode wird dem ehemaligen US-Präsidenten zugesprochen. Es gibt allerdings keine Beweise, ob er sie selbst praktiziert hat.

Die ALPEN-Methode hilft dabei, den kommenden Arbeitstag zu strukturieren, und sollte deshalb am besten bereits am Vortag angewendet werden. Der Begriff „ALPEN“ steht für Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle durchführen.

Die 60:40-Regel ist ein Element der Alpen-Methode, aber auch als eigenständige Zeitmanagement-Methode bekannt. Konkret geht es darum, immer nur 60 Prozent der tatsächlich zur Verfügung stehenden Zeit zu verplanen und sich die übrigen 40 Prozent als Pufferzone frei zu halten.

Die klassische To-do-Liste kann ebenfalls zu den Zeitmanagement-Methoden gezählt werden. Auch sie ist eine Methode, um Aufgaben und Tätigkeiten zu organisieren und Prioritäten zu setzen. Sie hilft, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten, diese zu priorisieren und somit effizienter zu erledigen. Ihre Einfachheit macht sie so wirkungsvoll: Ob altmodisch auf Papier oder digital, sie hilft, den Kopf freizubekommen und Stress abzubauen.

Diese Methoden können – je nach persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben – einzeln oder in Kombination angewendet werden. Es ist wichtig, die Methode auszuwählen, die dem individuellen Arbeitsstil und den individuellen Zielen am besten entspricht.